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El expediente adminitrativo electrónico es una de las exigencias instrumentales que recae sobre la Administración Pública en las relaciones por medios electrónicos. 

En el presente artículo nos adentramos en una cuestión de rasgos difernetes a nuestro último post sobre la presentación de escritos telemáticos pero que, no obstante, guarda una estrecha proximidad. 

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, LPAC), regula la conformación del expediente administrativo electrónico exigiendo qué documentos e informes deben conformarlo. 

A pesar de estas claras determinaciones legales, es habitual que la conformación del expediente, sobre todo cuando se articula para su remisión a los tribunales a fin de incorporarse a un proceso, deje mucho que desear.

No es raro que se proceda, pura y simplemente, a escanear la documentación y remitir un único fichero, de gran tamaño (a menudo, integrado por centenares de páginas), desprovisto de índice, y con todo el contenido del expediente administrativo escaneado sin solución de continuidad y sin numeración de páginas.

Sobre estas prácticas y los requisitos de conformación del expediente administrativo electrónico se pronuncia la STS 680/2021, de 13 de mayo:  

«Cuando en virtud de una norma- en lo que a la jurisdicción contencioso- administrativa concierne el art. 48 LJCA-, sea preciso remitir el expediente electrónico se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad y acompañado de un índice que garantiza su integridad e inmutabilidad.

El art. 48 de la LJCA en su apartado cuarto exige también un índice, lo que resulta razonable a la hora de permitir una consulta ordenada de toda la documentación obrante.

Ese índice lateral izquierdo cuando el expediente es electrónico ha de permitir su consulta desplegando las hojas sin necesidad de visualizar todas las páginas cada vez que se opte por comprobar o contrastar un dato.

Lo anterior es lo que permiten los documentos digitalizados en PDF con el servicio de índice, es decir, al colocar el cursor sobre el apartado correspondiente se abre en la página buscada, aunque el documento en PDF tenga miles de páginas (un ejemplo el código electrónico COVID-19 Derecho Europeo y Estatal del Boletín Oficial del Estado).

Tal situación no se cumple en el expediente remitido, que mal puede llamarse electrónico, en el que en lugar del modo presentación que facilita la consulta, se ha confeccionado con el modo amontonamiento, es decir un simple escaneado de las hojas de papel del expediente administrativo original, impidiendo así la búsqueda ágil que es el objetivo último de la Administración digital, obligando, en cambio, a visualizar todas y cada una de las hojas en la pantalla del ordenador cada vez que se consulta un documento«

El Supremo acaba concluyendo que el expediente es un amontonamiento de documentación que impide la búsqueda ágil de la información y obliga a visuali zar todas las páginas cada vez que se quiere consultar un documento y que, por tanto, no cumple las exigencias del expediente electronico. 

El problema reside en que esta circunstancia no parece haber provocado efecto alguno.

En nuestra opinión, a la vista del expediente remitido lo que procedía era su devolución, exigiendo una nueva entrega acorde con las exigencias legales, y eventualmente sujeta a las multas coercitivas que contempla el art.48.7 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.

Pero, en cualquier caso, el contenido de la sentencia supone un exponente más de cuanto venimos diciendo: la jurisprudencia comienza a ser más exigente con el cumplimiento de los deberes que debe cumplir la Administración en las actuaciones realizadas por medios electrónicos.